Innhenting av personopplysninger

Hva er personopplysninger

Personopplysninger er all informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk, levende person. Det kan være for eksempel navn, personnummer, adresse, e-postadresse og telefonnummer. Det omfatter også bestillingsnummer, kryptert informasjon og all elektronisk id, som for eksempel IP-nummer, så lenge de kan kobles til en fysisk person.

Opplysninger som innhentes når du sender inn en reklamasjon på ving.no

Når du registrerer en reklamasjon eller en klage på ving.no, innhenter vi opplysninger for å behandle saken din. Det gjelder bestillingsnummer, navn, telefonnummer og e-postadresse. Hvis du i tillegg krever erstatning, trenger vi bankkontonummer for å kunne utbetale penger. Vi lagrer også annen informasjon som du selv velger å oppgi i beskrivelsen av saken eller klagen.

Hva bruker vi opplysningene til

Når du sender inn en reklamasjon eller klager på en reise eller en av våre tjenester, ønsker vi å hjelpe deg så godt vi kan. Vi behandler de personopplysningene du gir oss, og som er nødvendige for å kunne svare på spørsmålene dine eller løse eventuelle problemer. Opplysningene brukes til å utrede saken og vurdere retten til erstatning, samt til å iverksette nødvendige tiltak for å rette eventuelle feil og mangler. Vi bruker navnet og bestillingsnummeret ditt til å identifisere deg og reisen du har vært på. Kontaktinformasjon som e-postadresse og telefonnummer bruker vi for å kontakte deg i forbindelse med spørsmål og andre anledninger. Vi kan også ta i bruk øvrige personopplysninger som vi har innhentet, for å behandle henvendelsen din, avhengig av hva som kreves i det aktuelle tilfellet.
For å levere noen av de tjenestene du har bestilt av oss, benytter vi oss av underleverandører og samarbeidspartnere. Det kan være for eksempel flyselskap, hotell og arrangører av utflukter og andre arrangementer på reisemålene. For at vi skal kunne behandle en reklamasjon kan det være nødvendig å oppgi personopplysninger til disse, avhengig av hva saken gjelder.

Ving arrangerer reiser i hele verden og noen av våre samarbeidspartnere (f.eks. hotell og flyselskap) holder derfor til utenfor EU/EØS-området. Det betyr at personopplysninger vil kunne overføres til samarbeidspartnere i disse landene, i forbindelse med formålene beskrevet ovenfor. Uansett hvilket land Ving overfører personopplysningene dine til, har Ving plikt til å sørge for sikkerhet for personopplysningene. Dette er noe Ving naturligvis overholder.

Hvem har tilgang til personopplysningene

Reklamasjonsskjemaet håndteres av leverandøren Jotform. Du kan lese om deres personvernregler på Jotforms nettside.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene

Ving følger god skikk i reisebransjen. Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen.

Vi lagrer alle innsamlede personopplysninger i vår kundedatabase. I kundedatabasen lagres personopplysninger og reisehistorikk i tre (3) år dersom du ikke har samtykket til at vi kan lagre dem over lengre tid.

Hvis du reklamerer innen to år fra den siste reisen du hadde med Ving, lagrer vi alle opplysningene dine i ti år.

Hvem har tilgang til personopplysningene

Vi benytter oss av ulike IT-tjenester og IT-systemer. Flere av disse tjenestene innebærer lagring og håndtering av personopplysninger. Disse behandler vi på en slik måte at din integritet og opplysningenes fortrolighet beskyttes. Noen av datasystemene er installert lokalt hos Ving og personopplysningene er da kun tilgjengelige for vårt personale. I slike tilfeller skjer det ingen overføring til tredjepart. Andre systemer er sky-baserte eller installert på leverandørens server, noe som innebærer at vi overfører personopplysninger til leverandøren. I disse tilfellene opptrer leverandøren som vår representant og behandler personopplysningene på våre vegne og i henhold til våre instrukser.

Internt håndterer vi personopplysninger i vår kundedatabase, i våre booking- og supportsystem, i kundetjenestesystem og i et system for databehandling og dataforbedring. Disse systemene benyttes til å levere tjenester du bestiller fra oss og til kunderelasjonshåndtering (CRM) i forbindelse med de samme tjenestene. Alle personopplysninger vi innhenter kan bli behandlet i disse systemene.

Vi benytter oss av eksterne leverandører til personifisering og brukeradferdsanalyser på våre nettsider og til tilbakemeldinger fra brukerne. Disse selskapene behandler personopplysningene med vår fullmakt og på våre vegne. I all hovedsak dreier det seg om opplysninger vi har fått gjennom informasjonskapsler, og som håndteres anonymt og samlet.

Personifisering og markedsføring

Når du er inne på våre nettsider, på Vings app eller benytter en annen av våre digitale tjenester, innhenter vi informasjon om hvordan du bruker tjenesten. Deler av informasjonen kan være personopplysninger, som f. eks. IP-nummeret ditt. Vi henter også informasjon om søkene dine for å se brukermønsteret ditt og hvilke reiseprodukter du er interessert i. Hvis du logger deg inn på Min Side eller legger igjen opplysninger som kan identifisere deg, kobler vi sammen denne informasjonen med de andre opplysningene vi har om deg.

På nettsidene våre bruker vi den informasjonen som vi har samlet om brukerne våre til såkalt personifisering. Det innebærer at vi bruker den informasjonen vi har fått om deg til å tilpasse innholdet på sidene etter dine behov, basert på dine besøk og tidligere aktivitet på ving.no. Tilpassingen kan for eksempel gå ut på at vi viser deg informasjon om reisemål du tidligere har søkt på, hvilket språk du foretrekker samt at vi viser annonser og tilbud som vi tror samsvarer med dine behov og reiseønsker. Informasjonskapsler brukes også til å analysere brukermønster og persontilpassing. Du kan lese mer om Retningslinjer for informasjonskapsler her.

Du har rett til å påvirke i hvilken grad dine personopplysninger innhentes og brukes

Vi må ha ditt samtykke for å kunne bruke personopplysninger om deg til nyhetsbrev, personifisering og markedsføring. Du kan når som helst velge å tilbakekalle samtykket ditt ved å kontakte oss via kontaktopplysningene nedenfor. Hvis du gjør det, vil vi slette de personopplysningene og avslutte behandlingen som omfattes av samtykket. Du har også rett til å be om at opplysninger om deg slettes, oppdateres eller endres samt rett til dataportabilitet.

Personopplysninger kan i noen tilfeller fortsatt benyttes, hvis opplysningene er nødvendige, eller i henhold til andre regler. Det innebærer at selv om du tilbakekaller samtykket ditt og det opprinnelige formålet som bygger på ditt samtykke avsluttes, kan vi fortsatt lagre personopplysningene dine til andre formål.

Ønsker du å vite hvilke opplysninger vi har om deg, kan du sende en skriftlig anmodning til adressen ovenfor. På forespørsel kan du få utskrift av registreringene, dette er gratis en gang pr. år. OBS! Forespørselen må ha din signatur og må derfor sendes skriftlig pr. post – du kan altså ikke bruke e-post. Brevet merkes «Vings personvernombud – utskrift av personopplysninger»

Personopplysningsansvar

Våre retningslinjer for personvern gjelder for tjenester og produkter som tilbys av Ving i Norge. Ving er ansvarlig for håndteringen av personopplysninger på denne og andre nettsider som drives av Ving samt i vår mobil-app.

Ving er en del av Nordic Leisure Travel-gruppen. Goldcup 19390 AB (endrer navn til Nordic Leisure Travel Group AB)("NLTG") som har det overgripende ansvaret for Vings virksomhet. Ving har dermed en berettiget interesse i å overføre personopplysninger til NLTG i forbindelse med interne, administrative formål og analyse av kundenes personopplysninger. Personopplysninger som innhentes av Ving behandles også av NLTG i forbindelse med formålene nedenfor.

Kontaktopplysninger

Du kan kontakte oss på info@ving.no eller pr. post til Ving, Dronning Eufemiasgt 16, 0191 Oslo. Du kan også kontakte oss via «Min side» på ving.no

Retningslinjer for personopplysninger

I Retningslinjer for personopplysninger kan du lese mer om dine rettigheter og hvordan vi behandler personopplysninger.